建設業許可の実務経験10年を証明する方法

ただし、10年以上建設工事に携わってきたというだけでは足りません。その経験を証明する資料が必要になります。

特に難しいのが、10年前の請求書や入金記録の収集です

当事務所でも、実務経験10年による建設業許可申請を取り扱っていますが、古い資料を揃えて、許可申請に使用できるものを選別することが、最初の大きな関門になると感じています

この記事では、埼玉県の建設業許可申請を例に、必要書類、請求書と通帳の照合方法、資料が不足した場合の対応、実際に行った証明資料のまとめ方をご紹介します。

この要件を満たす方法には、国家資格の保有、指定学科を卒業した後の所定の実務経験、10年以上の実務経験などがあります。

10年以上の実務経験を利用する場合には、原則として許可を受けようとする建設業種に関係する工事に従事していたことが必要です。

例えば、とび・土工・コンクリート工事業の許可を取得する場合、単に建設業界で10年間働いていたということではなく、対象となる工事について実務経験があることを証明しなければなりません。

なお、ここでいう実務経験10年は、建設業許可の要件である経営業務の管理責任者等の経験とは別のものです。

また、電気工事や消防施設工事など、関係法令による資格・従事制限にも注意が必要な業種があります。

埼玉県では、証明者が対象業種の建設業許可を受けていなかった場合、専門工事については、主に次の資料によって工事実績を確認します。

土木一式工事・建築一式工事については、専門工事とは取扱いが異なり、請負契約書の写しと入金記録などが必要になります。

一方、証明者が対象業種の建設業許可を受けていた期間については、許可通知書などで許可状況を確認できれば、工事ごとの実績資料を省略できる場合があります。

そのほか、実務経験者の在籍期間などを確認する資料も必要です。

そのため、まずは対象者が社員として勤務していたときはどの会社で、どの業種の工事に、いつからいつまで従事していたのか整理するところから始めます。

個人事業主として、自ら工事を受注していた場合も、同様にこれまで個人事業主として、対象業種の工事に従事していたことを証明することになります。

しかし、古い請求書や通帳などの収集には、想像以上に時間がかかることがあります。

特に、日々現場に出ている事業者の方は忙しく、10年前の資料を探し出して整理するための時間をなかなか確保できません。

また、10年分の請求書が年月順にきれいに保管されている方ばかりではありません。

当事務所では、必要に応じてお客様の事務所に伺い、一緒に過去の請求書などを整理することもあります。

そこで確認するのは、単に資料が何枚残っているかということではありません。

「今回取得したい建設業許可の対象工事であることを確認できる資料が、10年分揃いそうかどうか」です。

申請書を作り始める前に、必要な資料を集められる見込みがあるか判断しておくことが重要だと考えています。

この作業で特に注意するのが、請求書に記載されている工事の内容です。

例えば「○○現場」「工事代金一式」などの記載しかない場合、それだけでは実際にどのような工事を行ったのか分かりません。

埼玉県の手引きでも、工事内容が明記されていないものは、工事実績の確認資料として認められないとされています。

また、「人工代」など、労務の提供のみを目的とした実績も認められません。

そのため、請求書が残っていても、必ずしも実務経験の証明に使用できるわけではないのです。
 

当事務所では、工事内容が不明確な請求書があった場合、まず同じ月に別の請求書が残っていないか確認します。

例えば、4月の請求書が使用できなかった場合でも、同じ4月に別の工事について内容が明確な請求書があれば、そちらを使用できる可能性があります。

ただし、代わりの請求書についても、対象業種の工事に該当することや入金記録などを確認できなければなりません。

埼玉県の手引きでは、外構工事はとび・土工・コンクリート工事の例示に含まれています。

もっとも、外構工事にはさまざまな施工内容があるため、実際に行った工事がどの業種に該当するのか確認しておくことも大切です。

この案件では、申請会社の主な業務内容や、他に受託している工事の内容、会社パンフレットなどを確認しました。

そして、審査の際に工事内容について質問された場合には、合理的に説明できるよう準備していました。

結果として、審査時に追加説明を求められることはなく、補足資料の提出もありませんでした。

ただし、これは今回の申請での対応であり、「外構工事」と記載されていれば、どのような請求書でも認められるという意味ではありません。

工事内容が不明確な場合には、現場写真やそのほかの工事関係資料などによって施工内容を確認し、必要に応じて行政庁へ説明することも考えられます。

具体的には、請求書の発行先、請求日、金額と、通帳の入金日、入金額、振込名義などを確認します。

ここで問題になるのが、請求金額と実際の入金金額が一致しない場合です。
 

建設業の取引では、協力金などの名目で、請求金額から数百円、あるいは千円単位の金額が差し引かれて入金されることがあります。

また、複数の工事代金がまとめて振り込まれている場合もあります。

そのため、請求書と通帳を照合しても、金額が完全に一致しないことがあります。

当事務所では、金額が違うという理由だけで、すぐにその請求書を使用できないと判断するわけではありません。

まず、同じ取引先について、前回や前々回の請求書と入金記録を確認します。

例えば、毎回請求月の翌月末ごろに入金されている取引先であれば、今回も同じような支払時期になっているか調べます。

そのうえで、

といった点を確認し、総合的に判断しています。

もちろん、申請時にその対応関係を説明できることが重要であり、金額が近いというだけで、必ず証明資料として認められるわけではありません。

例えば、1月と4月に使用できる資料があれば、その間の2月と3月の資料を省略できます。

一方、1月の次に5月の資料しかなければ、中3か月の空白があるため、その期間をそのまま連続して証明することはできません。

埼玉県の手引きでは、1月・4月・7月・10月・12月の5件で、1月から12月までの1年間を証明する例が紹介されています。

ただし、証明したい期間の最初と最後を含むように資料を用意する必要があります。また、工期が複数月にわたる場合には、工期に基づく確認方法もあります。

したがって、すべての月の請求書が必要になるわけではありませんが、証明できる期間に空白が生じないよう整理することが大切です。

当事務所では、使用する資料の月を前後にずらせないか検討することがあります。

例えば、1月と4月の資料を使用する予定だったものの、4月の請求書が工事内容の不明確さなどから使用できなかった場合です。

このとき、3月に適切な請求書と入金記録が残っていれば、1月・3月・6月というように、使用する資料の月を変更できる可能性があります。

この方法によって、途中の資料が不足していても、証明期間のつながりを確保できることがあります。

ただし、月を変更するだけで経験年数が増えるわけではありません。変更した後の資料間隔と、最初から最後までの証明期間を改めて確認する必要があります。

10年分の資料を整理していると、途中の数年間について、請求書などがほとんど見つからないこともあります。

このような場合、当事務所では取引状況によって対応を検討しています。

特定の元請会社から継続して仕事を受注していた場合には、その会社に過去の工事関係資料が残っていないか確認してもらいます。

元請会社側に当時の記録が残っていれば、不足している期間の資料を補える可能性があります。

一方で、複数の取引先から仕事を受けていた場合や、自社が元請になって工事を受注していた場合には、数年間の請求書を改めて収集することが現実的ではないケースもあります。

そのような場合には、資料が不足している期間をいったん証明対象から外し、資料が揃っている他の期間を通算して10年以上になるか検討します。

例えば、15年以上の事業歴があっても、途中に資料が不足している期間があれば、その期間を当然に実務経験へ算入することはできません。

しかし、それ以外の証明可能な期間だけで10年以上を確保できれば、申請できる可能性があります。

大切なのは、過去の事業歴の長さだけではなく、**実際に証明できる期間が10年以上あるかどうか**です。

まず、証明に使用する請求書と、それに対応する入金記録が確認できる通帳のコピーを、それぞれA4用紙で用意しました。

請求書1枚と通帳コピー1枚を、基本的に1組の資料として整理する方法です。

さらに、各資料に請求月と通し番号を付け、どの月の工事実績を証明する資料なのか分かるようにしました。
 

10年分の証明資料となると、相当な枚数になります。

単に請求書と通帳のコピーをまとめて提出するだけでは、どの請求書に、どの入金記録が対応しているのか分かりにくくなります。

今回の申請では、比較的資料が揃っており、請求書と入金記録の対応関係も明確だったため、請求月と通し番号を付ける方法で提出しました。

別途、一覧表を添付することはしませんでしたが、請求書の金額と突合する通帳の該当する一行にわかりやすく印をつけて、審査担当者がすぐにチェックできるように配慮しました。

一方、対応関係が複雑な場合には、請求月、工事名、請求金額、入金日、入金金額などを整理した一覧表を添える方法も、審査担当者にとって分かりやすいと考えています。

今回の申請では、証明期間をちょうど10年間とするのではなく、開始側と終了側にそれぞれ1か月分の余裕を持たせて資料を準備しました。

これは、一部の資料に確認が必要となる可能性も考慮した対応です。

ただし、前後に余裕を持たせれば必ず10年間が認定されるということではありません。途中の資料不足や工事内容の問題があれば、認定される期間に影響する可能性があります。

最終的には、証明可能な期間を通算して10年以上を確保できるか確認しています。

様式第9号には、技術者の氏名、使用者の名称、職名、実務経験の内容、経験期間などを記載します。

また、実務経験の内容には、従事した主な工事名などを具体的に記載します。

10年間に複数の勤務先がある場合などは、証明者ごとに作成する必要があります。

ここで注意したいのは、様式第9号に10年以上の期間を記載しただけで、その経験が証明されたことにはならないという点です。

記載内容を裏付ける工事実績や在籍期間などの資料が必要になります。

そのため、当事務所では、先に証明可能な期間を整理し、それに合わせて証明書の内容を検討することが重要だと考えています。

なお、当事務所では、請求書と通帳の照合などの資料整理を行うため、お客様から通帳の原本をお預かりすることもあります。

その際には、預かり証を発行しています。

これは申請時に通帳の原本が必要だからではなく、お預かりした資料を適切に管理するための対応です。